电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１　电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２　电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３　电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４　电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

　　１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

　　３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

　　１?对档案本质属性的影响

　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

　　２?对档案来源原则的影响

　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

　　３?对档案学理论研究内容的影响

　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

　　１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

　　２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

　　４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

贵州省人大常委会


贵州省邮政条例
　　(2003年11月22日贵州省第十届人民代表大会常务委员会第五次会议通过 自2004年1月1日起施行 )


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第一章　　　总　　则

　　第一条 为保护通信自由和通信秘密，保障邮政通信安全畅通，维护国家利益和用户、经营者的合法权益，规范邮政服务行为和市场秩序，促进邮政事业发展，根据《中华人民共和国邮政法》和有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本条例。
第二条 本条例适用于本省行政区域内的邮政建设、服务、保障、管理及其相关活动。
第三条 省邮政主管部门负责本省行政区域内的邮政管理工作。
市、州、地、县邮政主管部门在省邮政主管部门授权范围内，负责本行政区域内的邮政管理工作。
各级人民政府有关部门应当在各自职责范围内协同做好邮政工作。
第四条 邮政事业是社会公用事业。县级以上人民政府应当将邮政事业纳入国民经济和社会发展计划，保障邮政事业与当地经济、社会协调发展。
第五条 邮政企业是经营邮政业务的国有公用企业，承担向社会提供普遍服务的义务。
邮政企业的普遍服务应当注重社会效益，为用户提供迅速、准确、安全、方便的邮政服务。
第六条 通信自由和通信秘密受法律保护。除法律另有规定外，任何组织或者个人不得以任何理由检查、扣留邮件。
第七条 任何单位或者个人应当保护邮政设施，维护邮政通信安全和畅通，有权制止、举报破坏邮政设施、危害邮件安全和通信畅通的行为。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第二章　　　规划和建设

　　第八条 县级以上人民政府应当按照统一规划、统一建设、合理布局、方便用邮的原则，将邮政设施建设纳入城乡建设规划。
第九条 建设城镇居住区、开发区、工矿区和商业区等，邮政部门应当按照城市规划部门批准的规划配套建设邮政服务网点。
第十条 邮政信报箱是城镇楼房、住宅区的配套设施，应当纳入建筑设计标准，并在竣工时验收；未列入设计内容的，建设行政主管部门不予审批。鼓励在未设置邮政信报箱的原有住宅区域的楼房设置信报箱。信报箱的设计标准应当符合国家通信行业标准。
邮政信报箱的设置应当逐步向村延伸。
机关、团体、企业、事业单位及其他组织应当设置收发室。
第十一条 城乡单位、住宅区的地址牌，应当标明所在地的邮政编码。
第十二条 因建设需要拆迁邮政服务网点或者其他邮政设施，应当事先与当地邮政企业协商，在保证邮政通信正常进行的情况下，将邮政设施原址新建或者迁至方便群众用邮的地方另建，所需费用由拆迁人承担。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第三章　　　邮政服务

　　第十三条 邮政企业应当依法从事邮件寄递、报刊发行、邮资票品、邮政金融、信息服务、电子商务、物流配送等业务，保证服务质量。
第十四条 邮政企业应当按照国家规定的资费标准，履行信件、包裹、机要通信、盲人读物、义务兵信件的寄递和汇兑、报刊发行等邮政普遍服务。
邮政企业根据用户的要求签订协议后，可以为用户提供邮件延伸、超远投递等服务，并按照省价格主管部门批准的收费标准收取服务费。
第十五条 邮政企业应当为邮政设施标示统一的邮政专用标志，并在营业场所的显著位置公布营业时间、业务范围和资费标准；邮筒、信箱应当标明开取的频次和时间。
第十六条 邮政企业应当按照国家规定的邮件投递方式或者与用户约定的方式及时、准确、安全地投递邮件。
省会城市到州、市人民政府和地区行署所在地间互寄的普通信件，邮政企业应当在3日内完成投递；州、市人民政府和地区行署所在地间互寄的普通信件，应当在3至4日内完成投递；省会城市到县城互寄的普通信件，应当在5日内完成投递；同一城市内互寄的普通信件，应当在2日内完成投递。
邮政企业应当按照规定及时将汇款通知单送达收款人；收款人在规定期限内提出兑付要求的，应当及时足额兑付。
第十七条 单位收发人员、邮件代收点和村民委员会指定的邮件代收人接收邮政企业投交的邮件时，应当当面核对，并对所接收的所有邮件负有保护、及时传递和保密的义务，不得私拆、隐匿、毁弃邮件或者撕揭邮票；对接收的给据邮件应当签收；由于过错造成给据邮件丢失、损毁、内件短少或者延误而导致寄件人或者收件人损失的，应当依法给予赔偿或者采取补救措施。
单位收发人员、邮件代收人或者收件人对无法转交或者误收的邮件，应当及时通知邮政企业收回。
第十八条 新设立的单位和新建住宅的用户，需要邮政服务的，所在地的邮政局(所)应当为其办理投递登记手续。对具备邮件投递条件的，邮政企业应当自办理投递登记手续之日起7日内安排投递；对不具备投递条件的，可以协商将邮件投递到指定的代收点。
用户更改名称、变更地址，应当及时书面通知当地邮政企业或者分支机构，也可以办理邮件改寄新址手续。
邮政企业可以向用户收集名址资料，建立用户名址信息库。用户要求保密的，应当保密。
第十九条 用户对交寄的给据邮件和交汇的汇款，可以在国家规定的时间内持据向收寄、收汇的邮政企业查询。邮政企业应当按照国家规定的期限将查询结果书面通知查询人。
邮政企业造成给据邮件丢失、损毁、内件短少的，应当依法给予赔偿或者采取补救措施。
第二十条 邮政企业及其工作人员不得有下列行为：
(一)私拆、隐匿、毁弃、盗窃邮件，贪污、冒领、挪用用户款项；
(二)故意延误投递邮件；
(三)拒绝办理依法应当办理的邮政业务；
(四)擅自中止提供邮政服务；
(五)强迫用户使用邮政业务；
(六)转让、出租、出借邮政专用标志、邮政专用品；
(七)违法向他人提供用户使用邮政业务的情况；
(八)利用邮政专用车辆运输国家禁止运输的物品；
(九)违反法律、法规的其他行为。
第二十一条 邮政企业应当在营业场所设置意见箱(簿)，公布监督电话，接受用户对邮政服务质量的监督。对于用户的投诉、举报和批评意见，应当在国家和本省邮政主管部门规定的时限内及时处理。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第四章　　　保障措施

　　第二十二条 邮政局(所)和邮政作业场所建设用地，由县级以上人民政府按照城市基础设施和公益设施用地依法划拨，经当地人民政府批准，免征城市基础设施建设配套费。
第二十三条 机场、车站、城市街道、广场、公园等公共场所应当设置邮筒、报刊亭、邮亭、阅报橱窗等设施，由邮政部门按照城市建设规划统一报建、统一管理。
占地四平方米以内的邮政报刊亭、邮筒免收城市道路占用费。
第二十四条 经交通行政主管部门核准，带有邮政专用标志的运邮车辆通过收费公路、桥梁时，减缴或者免收车辆通行费。
第二十五条 带有邮政专用标志运输邮件的专用车辆在运递邮件时，在确保安全的情况下，可以不受禁行路线、禁停地段的限制；进出检查站、高速公路时，应当优先放行。
第二十六条 市、县邮政企业及其分支机构在同一个工商行政管理机关注册登记的，可统一办理年检手续。
第二十七条 机场、码头、较大的车站应当为邮政企业提供装卸、转运邮件作业场所和邮政车辆出入通道，其专用场所、通道基建费用由邮政企业承担。
第二十八条 任何单位或者个人不得在邮政企业营业、运邮场所门前或者出入通道摆摊、堆物、停车，妨碍用户或者运邮车辆通行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第五章　　　监督和管理

　　第二十九条 邮政主管部门依法对邮政专营业务、集邮市场、邮政用品用具、集邮品制作和仿印邮票图案业务等实施行业管理。
　　第三十条 信件和其他具有信件性质的物品的寄递业务由邮政企业专营，国务院另有规定的除外。
邮政企业根据需要可以委托其他单位或者个人代办邮政企业的专营业务。代办人员办理邮政业务时，适用本条例关于邮政工作人员的规定。
第三十一条 任何单位或者个人不得有下列行为：
(一)交寄、夹寄国家规定禁止寄递的物品；
(二)未经批准仿印邮票图案；
(三)伪造、变造邮资凭证；
(四)擅自使用邮政专用名称，伪造或者冒用邮政专用标志、专用工具、专用品；
(五)损毁或者擅自迁移邮亭、邮筒、邮政报刊亭、信报箱、邮政编码牌等邮政设施，擅自开启和封闭邮筒、信报箱；
(六)非法检查、截留邮件或者非法拦截、检查、扣留运邮车辆，妨碍邮政企业生产经营活动；
(七)向邮筒、信报箱内投掷杂物、污物；
(八)法律、法规禁止的其他行为。
第三十二条 邮政主管部门应当加强邮政企业和邮政业务经营者的监督管理，建立健全用户投诉查处制度；对邮政企业和邮政业务经营者的经营活动进行检查，维护邮政市场秩序。
第三十三条 邮政行政执法人员执行公务时，可以行使下列职权：
　　(一)调查、询问被检查单位和当事人；
　　(二)查阅、复制有关的文件、单据凭证、帐簿和其他资料；
　　(三)检查有关的场所和物品；
(四)法律、法规赋予的其他职权。
第三十四条 邮政行政执法人员应当遵守国家法律、法规，维护当事人的合法权益，恪守职责，持证上岗，公正执法。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第六章　　　法律责任

　　第三十五条 违反本条例第十条第一款规定的，由邮政主管部门会同建设行政主管部门责令建设单位限期改正；逾期不改正的，不得通过项目验收，并承担邮政企业为解决用户用邮采取临时措施所需的费用。
第三十六条 违反本条例第二十条规定的，由邮政主管部门予以警告，有违法所得的没收违法所得，对邮政企业可以并处1000元以上1万元以下罚款；情节严重的，处以l万元以上3万元以下罚款；尚不构成犯罪的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分。
第三十七条 违反本条例第三十条第一款规定的，由邮政主管部门责令停止经营活动，没收违法所得和非法财物，可以并处500元以上5000元以下罚款；情节严重的，处以5000元以上3万元以下罚款。
第三十八条 违反本条例第三十一条第一项规定的，邮政企业不予寄递，并移交有关部门依法处理。
违反本条例第三十一条第二、三、四项规定的，由邮政主管部门没收违法所得和非法财物，可以并处500元以上5000元以下罚款；情节严重的，处以5000元以上3万元以下罚款。
违反本条例第三十一条第五、六项规定的，由邮政主管部门予以警告，可以并处500元以上5000元以下罚款；情节严重的，处以5000元以上3万元以下罚款。
第三十九条 邮政主管部门工作人员违反本条例规定，有下列行为之一，尚不构成犯罪的，依法给予行政处分：
(一)滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守、不履行法定义务的；
(二)侵犯用户通信自由和通信秘密的；
(三)违法审批、发放批准文件的；
(四)索贿、受贿的。